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Drucken, Scannen und Kopieren an der Hochschule

Drucken, Scannen und Kopieren an der Hochschule: Erfahre, wie Campusdrucker funktionieren, welche Kosten entstehen und wie du PDF, USB und Buchscanner nutzt.

Drucken, Scannen und Kopieren an der Hochschule

Hausarbeiten, Übungsblätter, Skripte und Formulare: Auch im digitalen Studium musst du gelegentlich etwas drucken, kopieren oder einscannen. Viele Hochschulen stellen dafür Drucker, Multifunktionsgeräte und Buchscanner auf dem Campus bereit.

Wie das System funktioniert, unterscheidet sich jedoch stark. Manche Hochschulen nutzen ein zentrales Druckkonto. Andere arbeiten mit Campuskarte, Bibliotheksausweis, Copy-Card oder direkter USB-Nutzung. Scanner sind teilweise kostenlos, während Ausdrucke und Kopien kostenpflichtig sind.

Auch innerhalb einer Universität können verschiedene Bibliotheken unterschiedliche Geräte und Regeln haben.

Dieser Ratgeber erklärt, wie du Druck-, Scan- und Kopierangebote an der Hochschule findest, welche Zahlungsmethoden üblich sind und wie du unnötige Kosten und typische Fehler vermeidest.

Wo kann ich an der Hochschule drucken?

Typische Standorte sind:

  • Hochschulbibliothek
  • Fachbibliothek
  • PC-Pool
  • Rechenzentrum
  • Lernzentrum
  • Fachschaft
  • einzelne Institute

Große Hochschulen haben häufig mehrere Systeme parallel.

Deshalb solltest du zuerst auf der Website deiner Hochschule nach Begriffen suchen wie:

  • Drucken Studierende
  • Printservice
  • Kopieren
  • Scannen
  • Druckkonto

Drucken in der Hochschulbibliothek

Bibliotheken sind häufig die wichtigste Anlaufstelle.

Dort stehen je nach Standort:

  • Multifunktionsgeräte
  • Drucker
  • Kopierer
  • Buchscanner

Die Universität Hamburg stellt beispielsweise in verschiedenen Bibliotheken öffentliche Multifunktionsgeräte zum Drucken, Kopieren und Scannen bereit.

Zusätzlich gibt es dort kostenlose Buchscanner.

Was ist ein Multifunktionsgerät?

Ein Multifunktionsgerät kombiniert mehrere Funktionen:

  • drucken
  • kopieren
  • scannen

Je nach System kannst du Dateien senden über:

  • Hochschul-PC
  • eigenen Laptop
  • USB-Stick
  • Druckportal

Die technische Lösung hängt vom Betreiber ab.

Was kostet das Drucken?

Die Kosten sind nicht bundesweit einheitlich.

Typischerweise hängt der Preis ab von:

  • Schwarz-Weiß oder Farbe
  • Papierformat
  • einseitig oder doppelseitig
  • Standort

Farbseiten sind fast immer teurer als Schwarz-Weiß-Drucke.

Prüfe deshalb die aktuelle Preisliste deiner Hochschule.

Ist Scannen kostenlos?

An vielen Hochschulen ja.

Die Universitäts- und Stadtbibliothek Köln bietet beispielsweise kostenlose Scan-Stationen an.

Auch an der Universität Hamburg stehen in Bibliotheken teilweise kostenlose Buchscanner bereit.

Multifunktionsgeräte können dagegen andere Gebührenmodelle haben.

Was ist ein Buchscanner?

Ein Buchscanner ist speziell für Bücher und gebundene Materialien gedacht.

Vorteile:

  • Buch muss nicht flach gedrückt werden
  • schnelle Digitalisierung
  • bessere Schonung des Buchrückens
  • Speicherung als PDF oder Bilddatei

Viele Hochschulbibliotheken stellen solche Scanner kostenlos bereit.

Was brauche ich für einen Buchscanner?

Häufig:

  • USB-Stick

Manche Systeme ermöglichen zusätzlich:

  • E-Mail-Versand
  • Cloud-Upload
  • QR-Download

Die UB Köln empfiehlt bei ihren kostenlosen Scan-Stationen beispielsweise, einen USB-Stick mitzubringen.

Drucken mit Studentenausweis

An einigen Hochschulen funktioniert die Campuskarte als:

  • Identifikation
  • Guthabenkarte
  • Freigabekarte

Dann läuft der Druckprozess häufig so:

  1. Datei an das Drucksystem senden.
  2. Zum Drucker gehen.
  3. Studentenausweis auflegen.
  4. Druckauftrag auswählen.
  5. Auftrag freigeben.

Nicht jeder Studentenausweis hat diese Funktion.

Bibliotheksausweis oder Copy-Card

Andere Hochschulen verwenden separate Karten.

An der Universität Hamburg benötigen Nutzer für bestimmte öffentliche Multifunktionsgeräte beispielsweise:

  • BibliotheksausweisPlus oder
  • Copy-Card.

Das zeigt, dass Campusdruck nicht überall über den Studentenausweis läuft.

Druckguthaben aufladen

Bei Prepaid-Systemen musst du vor dem Drucken Guthaben einzahlen.

Mögliche Wege:

  • Aufladeautomat
  • Bibliothekskasse
  • Online-Zahlung
  • Kartenautomat

Prüfe vor größeren Druckaufträgen deinen Kontostand.

Drucken vom eigenen Laptop

Viele Hochschulen ermöglichen Laptop-Druck.

Dafür brauchst du häufig:

  • Hochschul-WLAN
  • Drucksoftware
  • Treiber
  • Printportal

Manche Bibliotheken ermöglichen den Druck direkt über ein Webinterface.

Andere Geräte akzeptieren Dateien per USB-Stick.

Drucken aus dem PC-Pool

PC-Pools sind häufig bereits mit den Campusdruckern verbunden.

Typischer Ablauf:

  1. Mit Hochschulaccount anmelden.
  2. PDF öffnen.
  3. Campusdrucker auswählen.
  4. Druckauftrag senden.
  5. Am Drucker freigeben.

Prüfe vor dem Absenden:

  • Seitenzahl
  • Farbe
  • Papierformat
  • Duplex

Was ist Follow-Me-Printing?

Bei manchen Hochschulen sendest du einen Auftrag nicht an einen bestimmten Drucker.

Stattdessen landet er in einer persönlichen Druckwarteschlange.

Anschließend kannst du ihn an einem beliebigen kompatiblen Gerät freigeben.

Das nennt man häufig:

  • Follow-Me-Printing
  • Secure Print
  • Pull Printing

Vorteil:

Du vermeidest, dass Ausdrucke unbeaufsichtigt am falschen Gerät liegen.

PDF statt Word drucken

Wenn du eine Hausarbeit oder ein Formular drucken möchtest, speichere die Datei vorher als PDF.

Vorteile:

  • Layout bleibt stabil
  • Schriftarten verändern sich weniger
  • Seitenumbrüche bleiben erhalten

Prüfe die PDF-Datei vor dem Druck.

Druckvorschau nutzen

Vor jedem größeren Auftrag kontrollieren:

  • Seitenanzahl
  • leere Seiten
  • Seitenformat
  • Ränder
  • Ausrichtung
  • Farbe

Ein falscher 100-Seiten-Druck kann unnötig teuer werden.

Doppelseitig drucken

Duplexdruck spart:

  • Papier
  • Platz
  • Kosten

Besonders sinnvoll für:

  • Skripte
  • Lernunterlagen
  • längere Texte

Prüfe aber, ob eine offizielle Abgabe einseitigen Druck verlangt.

Mehrere Seiten pro Blatt

Für Lernmaterialien kannst du teilweise:

  • 2 Seiten pro Blatt
  • 4 Seiten pro Blatt

drucken.

Das spart Papier.

Für kleine Schriftgrößen kann die Lesbarkeit jedoch leiden.

Schwarz-Weiß statt Farbe

Wenn Farbe nicht notwendig ist, wähle Schwarz-Weiß.

Farbe lohnt sich beispielsweise bei:

  • Diagrammen
  • Karten
  • Präsentationen

Reine Textdokumente brauchen normalerweise keinen Farbdruck.

Wie funktioniert Kopieren?

Beim Kopieren legst du das Original:

  • auf die Glasplatte
  • in den Dokumenteneinzug

Danach wählst du:

  • Seitenzahl
  • Farbe
  • Format
  • Duplex

und bestätigst den Auftrag.

Kopien sind häufig kostenpflichtig.

Kopieren oder scannen?

Wenn du nur Informationen aus einem Buch brauchst, ist Scannen oft praktischer.

Vorteile:

  • häufig kostenlos
  • kein Papier
  • einfacher digital weiterverarbeitbar

Beachte aber das Urheberrecht.

Darf ich Bücher komplett einscannen?

Nicht automatisch.

Das Urheberrecht setzt Grenzen für Vervielfältigungen geschützter Werke.

Auch wenn ein Scanner technisch ein ganzes Buch erfassen kann, bedeutet das nicht, dass jede vollständige Digitalisierung erlaubt ist.

Nutze nur den Umfang, der rechtlich und nach Bibliotheksregeln zulässig ist.

Bücher schonend scannen

Bei Bibliotheksbüchern:

  • Rücken nicht überdehnen
  • Seiten nicht stark drücken
  • keine Bindung beschädigen

Overhead-Buchscanner sind dafür besser geeignet als klassische Flachbettscanner.

Scannen aufs Smartphone

Einige Bibliotheken bieten Scan-Tents oder Reproständer an.

Damit kannst du dein Smartphone über dem Buch positionieren und Seiten fotografieren.

Die Universität zu Köln nutzt solche Lösungen inzwischen an mehreren Standorten.

Das kann eine praktische Alternative sein, wenn klassische Kopiergeräte fehlen.

Scannen auf USB-Stick

USB ist eine der häufigsten Methoden.

Vorher prüfen:

  • ausreichend Speicherplatz
  • Dateisystem wird erkannt
  • Stick funktioniert

Nach dem Scan:

  1. Datei öffnen.
  2. Vollständigkeit prüfen.
  3. USB-Stick sicher entfernen.

Scan als PDF oder Bild?

Für Textdokumente ist PDF meistens am praktischsten.

Für einzelne Abbildungen können sinnvoll sein:

  • JPEG
  • PNG
  • TIFF

Wenn du nur lesen oder archivieren möchtest, reicht meistens PDF.

Scanqualität einstellen

Höhere Auflösung erzeugt größere Dateien.

Für normalen Text reichen oft moderate Einstellungen.

Bei:

  • Fotografien
  • Karten
  • Kunstabbildungen

kann höhere Qualität sinnvoll sein.

Dateien sinnvoll benennen

Vermeide Namen wie:

scan000123.pdf

Besser:

Soziologie_Kapitel4_Mueller.pdf

Das spart später viel Zeit.

Scan direkt per E-Mail

Einige Geräte bieten E-Mail-Versand.

Prüfe aber:

  • Dateigröße
  • Datenschutz
  • richtige Empfängeradresse

Bei sensiblen Dokumenten kann ein USB-Stick sicherer sein.

Datenschutz am öffentlichen Gerät

Nach dem Scannen oder Drucken:

  • vom Account abmelden
  • USB-Stick entfernen
  • Dateien aus temporären Ordnern löschen
  • Ausdrucke mitnehmen

Lass keine persönlichen Dokumente im Ausgabefach liegen.

Sensible Dokumente drucken

Bei Dokumenten mit:

  • Noten
  • Adresse
  • Bankdaten
  • Gesundheitsdaten

solltest du möglichst ein System mit persönlicher Druckfreigabe verwenden.

Hole die Seiten sofort ab.

Was tun, wenn der Druckauftrag hängen bleibt?

Nicht sofort zehnmal erneut senden.

Prüfe:

  • Druckwarteschlange
  • Guthaben
  • Papier
  • Fehlermeldung

Sonst kann der Auftrag später mehrfach ausgedruckt werden.

Drucker zeigt Fehler

Häufige Ursachen:

  • Papierstau
  • kein Papier
  • Guthaben zu niedrig
  • Karte nicht erkannt
  • Netzwerkstörung
  • falsches Dateiformat

Bei Campusgeräten solltest du nicht selbst technische Teile öffnen, wenn dies nicht ausdrücklich vorgesehen ist.

Kontaktiere:

  • Bibliothekspersonal
  • IT-Support
  • Druckservice

Falsch gedruckt: Bekomme ich Geld zurück?

Das hängt von den Regeln ab.

Wenn der Fehler durch:

  • defekten Drucker
  • technischen Systemfehler

entstanden ist, kann eine Erstattung möglich sein.

Bei selbst falsch gewählten Einstellungen meistens nicht.

Dokumentiere technische Fehler sofort.

Drucken in der Fachschaft

Manche Fachschaften bieten kostenlose oder günstige Druckmöglichkeiten für bestimmte Zwecke.

An der Universität zu Köln gibt es beispielsweise in der Mathematik für bestimmte Übungsblätter einen kostenlosen Druckservice.

Solche Angebote gelten oft nur für:

  • bestimmte Studiengänge
  • hochschulbezogene Dokumente
  • begrenzte Seitenzahlen

Prüfe die Fachschaftsregeln.

Copyshop als Alternative

Ein externer Copyshop kann sinnvoll sein bei:

  • Abschlussarbeiten
  • Bindung
  • großen Farbdrucken
  • Postern
  • sehr großen Mengen

Vergleiche vorher:

  • Seitenpreis
  • Bindungskosten
  • Papierqualität

Abschlussarbeit drucken

Für Bachelor- oder Masterarbeiten solltest du zuerst die formalen Vorgaben prüfen.

Mögliche Anforderungen:

  • Anzahl Exemplare
  • Bindung
  • einseitig/doppelseitig
  • digitale Abgabe

Viele Hochschulen akzeptieren inzwischen digitale Abgaben.

Drucke nur, was tatsächlich verlangt wird.

Nachhaltiger drucken

Du kannst Papierverbrauch reduzieren durch:

  • Duplex
  • mehrere Seiten pro Blatt
  • digitale Notizen
  • Scannen statt kopieren
  • nur notwendige Seiten drucken

Das spart gleichzeitig Geld.

Typische Fehler beim Campusdruck

Falschen Drucker auswählen

Standort vor dem Senden prüfen.

Word-Datei direkt drucken

Besser vorher als PDF exportieren.

Farbdruck vergessen

Kosten kontrollieren.

Guthaben nicht prüfen

Vor großem Auftrag aufladen.

Auftrag mehrfach senden

Bei Verzögerung zuerst Warteschlange prüfen.

USB-Stick vergessen

Nach dem Scannen mitnehmen.

Bibliotheksregeln ignorieren

Geräte unterscheiden sich nach Standort.

Checkliste vor dem Drucken

  • [ ] Datei als PDF speichern
  • [ ] Seitenzahl prüfen
  • [ ] Druckvorschau öffnen
  • [ ] Farbe oder Schwarz-Weiß wählen
  • [ ] Duplex prüfen
  • [ ] Papierformat kontrollieren
  • [ ] Guthaben prüfen
  • [ ] richtigen Drucker auswählen
  • [ ] Auftrag nur einmal senden
  • [ ] Ausdruck sofort abholen

Häufige Fragen zu Drucken, Scannen und Kopieren

Wo kann ich an der Uni drucken?

Typische Orte sind Bibliothek, PC-Pool, Rechenzentrum oder Fachschaft.

Ist Drucken kostenlos?

Meist nicht. Einige Fachschaften oder Institute bieten begrenzte kostenlose Möglichkeiten.

Ist Scannen kostenlos?

Viele Bibliotheken stellen kostenlose Buchscanner bereit. Das hängt vom Standort ab.

Brauche ich den Studentenausweis?

Nicht immer. Manche Hochschulen nutzen Campuskarte, Bibliotheksausweis oder Copy-Card.

Kann ich vom eigenen Laptop drucken?

An vielen Hochschulen ja, über Druckportal, Software oder Campusnetz.

Kann ich einen USB-Stick verwenden?

Viele Geräte unterstützen USB für Drucken oder Scannen.

Darf ich ein komplettes Lehrbuch scannen?

Nicht automatisch. Urheberrecht und Bibliotheksregeln begrenzen zulässige Vervielfältigungen.

Was mache ich bei einem Druckfehler?

Dokumentiere den Fehler und wende dich an den lokalen Druck- oder Bibliotheksservice.

Fazit: Vor dem ersten Druck das lokale System verstehen

Drucken und Scannen auf dem Campus ist meist unkompliziert, sobald du das lokale System kennst.

Achte auf sechs Punkte:

  1. Standort prüfen: Bibliothek, PC-Pool oder Fachschaft.
  2. Bezahlsystem kennen: Campuskarte, Bibliotheksausweis oder Druckkonto.
  3. PDF verwenden: Layout vor dem Druck stabilisieren.
  4. Kosten reduzieren: Schwarz-Weiß und Duplex nutzen.
  5. Scanner verwenden: Digitale Kopien sind oft kostenlos.
  6. Datenschutz beachten: Dateien und Ausdrucke nicht am Gerät liegen lassen.

Da Hochschulen unterschiedliche Systeme verwenden, solltest du zu Semesterbeginn einmal prüfen, welche Druck- und Scanmöglichkeiten auf deinem Campus verfügbar sind.

Quellen

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